Tudo o que você precisa saber para usar a informática a seu favor.

Dicas rápidas para organizar sua caixa de entrada.
Se sua caixa de entrada tem mais itens que um catálogo telefônico, talvez seja hora de se organizar.

Se você não consegue encontrar o email de um ótimo cliente em potencial que chegará ao seu escritório em 10 minutos, definitivamente é hora de se organizar.

DICA:

O Outlook 2003 com Business Contact Manager permite que você execute relatórios para filtrar e resumir rapidamente as informações referentes aos seus contatos e oportunidades de negócios. Por exemplo, execute relatórios para listar contatos com os quais você não tenha trocado mensagens ultimamente ou para ver a previsão de vendas do próximo trimestre.

Hoje, mais da metade das mais importantes informações comerciais é transmitida por email. Há uma década, o email não era considerado por muitos uma forma aceitável de comunicação comercial. Isso mudou. À medida que muda o ritmo do mundo dos negócios, aumenta a necessidade de comunicações mais rápidas. Isso não vai mudar.

Mas uma caixa de entrada desorganizada atrapalha muito se estivermos desperdiçando uma quantidade de tempo desordenada procurando mensagens. É como procurar algo em um almoxarifado mal organizado.

Organize suas comunicações comerciais

E se você tivesse uma ferramenta que lhe permitisse controlar praticamente todas as suas comunicações comerciais com clientes, organizá-las e deixá-las prontas para serem usadas e recuperadas?

E se você pudesse abrir, ler e responder a um email sem precisar parar o que está fazendo para abrir uma nova janela?

E se você tivesse um pacote de software que fizesse tudo isso e muito mais e que você e seus funcionários pudessem facilmente aprender a usar?

O Microsoft Office Small Business Edition 2003 oferece vários recursos para facilitar o estabelecimento de comunicações eficazes. Isso inclui recursos que facilitam e agilizam a organização, a classificação e o recebimento de emails.

O Outlook com Business Contact Manager totalmente renovado inclui vários avanços que facilitam e agilizam o uso do email:

Filtros de lixo eletrônico personalizáveis permitem que os usuários determinem o grau de rigor da filtragem. Além disso, a Microsoft oferece atualizações contínuas que mantém os filtros de lixo eletrônico atualizados.

O Business Contact Manager mantém todos os dados do cliente em um só lugar. Ele vincula automaticamente emails, anotações, compromissos e tarefas, bem como anexa documentos do Microsoft Office, faxes e material digitalizado, a contatos, contas e oportunidades de vendas. O BCM também oferece visualização em um clique do histórico de atividades do cliente e itens associados.

O recurso de pasta de pesquisa permite que os usuários facilmente organizem emails configurando-os em mensagens de grupo por destinatário ou data. As mensagens não são literalmente movidas de seus locais originais, mas o recurso permite que os usuários agrupem, localizem e acessem mensagens rapidamente.

Painel de Navegação mais funcional. É aqui que ficam os botões Email, Calendário, Contatos e Tarefa.

Um Painel de Leitura mais amplo permite que os usuários leiam sua correspondência mais rapidamente. Você lê mais rolando menos tela.

O Outlook também pode agrupar mensagens e respostas por assunto

Os Sinalizadores Rápidos permitem que os usuários marquem mensagens para futura referência

Os novos Alertas de Área de Trabalho notificam os usuários quando estes recebem novos emails. Um breve resumo da nova mensagem inclui o nome do remetente, o assunto e uma amostra do texto

Um recurso adicional permite que os usuários simplesmente apontem para uma mensagem e vejam um resumo que inclui o nome do remetente, a data e a hora do recebimento e o tamanho do arquivo. Saber a data e a hora pode ser útil se você estiver com pressa e precisar priorizar as mensagens.

Além disso, não é necessário abrir a interface do Outlook. Simplesmente abra as mensagens na área de trabalho.

Qualquer pessoa que gerencia ou trabalha em uma pequena empresa concordaria que gastar menos tempo no computador e mais tempo com os clientes é uma boa forma de administrar uma empresa de sucesso. Gerenciar sua caixa de entrada de forma organizada e eficiente pode ajudar nisso.

Para maiores esclarecimentos, procure sempre um consultor que tenha uma empresa estabelecida, pois você não vai arriscar todos dados de sua empresa a uma pessoa qualquer.

Frase: Se você quiser ser meu irmão, largue as suas armas.

"Ao invés de atirar pedras, dizer que tudo que você ouve é óbvio, que tudo que você escuta você já sabe, que tudo que te dizem você já conhece muito bem, pergunte-se a você mesmo, o quanto excelente você é em colocar em prática o que você chama de óbvio."

Rogério Duarte

Diretor Administrativo

Consultor de TI

AS Computadores Ltda

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